Langkah Melakukan Administrasi Kantor secara Efektif melalui Teknologi
Perkembangan teknologi mempengaruhi manajemen administrasi perkantoran. Pasalnya, hal ini berkaitan dengan peralatan dan interkonektivitas yang digunakan pegawai dalam menjalankan pekerjaan mereka. Teknologi memudahkan karyawan dalam menyelesaikan tugas administrasi kantor secara efektif dan efisien, meski jarak antar kantor sejauh ribuan mil dari kantor mereka. Konsep ini tentu makin relevan saat pandemi sedang terjadi karena semakin banyak orang bekerja dari rumah.
Memahami Teknologi Informasi untuk Memudahkan Administrasi Kantor
Tiga jenis komponen teknologi informasi adalah komputer, mikro-elektronik, dan telekomunikasi.
Komputer ialah perangkat keras yang mampu membuat perhitungan dalam volume besar dan cepat. Mikroelektronik adalah desain penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil dan terdiri dari komponen-komponen yang rumit. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui gelombang radio atau kabel.
Ketiganya berperan penting dalam memudahkan administrasi perkantoran.
Jessica Lewis/Unsplash
Menangani Surat dan Laporan
Peran mikro-komputer adalah sebagai word processor sehingga surat dan laporan dapat diselesaikan tanpa memakan banyak waktu dan minim kesalahan. Word processor yang dimaksud terdiri dari keyboard, processor, memory, layar, dan printer yang bersifat independen sebagai pengolah teks.
Meski begitu, ada juga word processor yang digunakan secara tergabung sebagai suatu sistem. Nantinya, akan ada komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolah, penyimpan, dan pencetak. Hasilnya adalah pengolahan dokumen yang cepat dan konsisten.
Word processor juga tersedia dalam bentuk aplikasi yang membuat pegawai tak perlu lagi repot mengetik surat berulang kali dan membuat surat berlapis-lapis untuk mengirimkan pada beberapa alamat. Contohnya, mail merge pada komputer akan menggabungkan beberapa alamat dengan satu jenis konsep surat yang telah dibuat.
Piranti lunak spreadsheet pada Microsoft Excel juga membuat pegawai mengerjakan laporan keuangan dengan cepat dan rapi. Tersedia juga aplikasi pengolah data yang bisa mengarsipkan dan mencari data tanpa harus membolak-balikkan buku agenda atau kartu kendali.
Meningkatkan Komunikasi
Komunikasi sangat penting dalam dunia bisnis dan administrasi kantor. Telekomunikasi yang berarti penyampaian komunikasi lewat kabel atau gelombang radio sangat memudahkan proses komunikasi jarak jauh.
Pengiriman Surat
Kini dalam berkirim surat tak perlu lagi menggunakan pos konvensional karena telah tersedia electronic mail. Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian informasi.
Membantu Pengarsipan
Komputer mikro sangat memudahkan proses arsip yang penting dalam administrasi kantor. Sebut saja perangkat seperti CD, disket, dan flashdisk. Penyimpanan dan pemeliharaan dalam pengarsipan yang memanfaatkan teknologi memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas.
Meningkatkan Produktivitas lewat Otomatisasi Kantor
Teknologi membantu komunikasi formal dan informal dengan orang-orang perusahaan maupun di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas. Hal ini sangat penting bagi manajer yang mengelola sumber daya perusahaan, profesional, sekretaris yang menangani korespondensi, serta pegawai administrasi kantor.
Contoh penerapan otomatisasi kantor adalah melalui pengolahan kata, e-mail, kalender event elektronik, voice mail, konferensi video, konferensi audio, transmisi faximile, maupun desktop publishing.
Kemampuan Administrasi Kantor yang Diperlukan di Era Teknologi
Tyler Franta/Unsplash
Bila Anda mau memanfaatkan teknologi sebaik-baiknya, administrasi kantor dapat berjalan dengan maksimal meski Anda dan karyawan lain tak langsung bertatap muka.
Menurut Burton dkk yang dilansir buku Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, ada beberapa kiat yang bisa dilakukan untuk menjadi pegawai administrasi profesional
-
Menjadi orang yang efisien dalam mengorganisasi pekerjaan, mengelola waktu, mengelola sikap yang diinginkan, dan menyusun prioritas pekerjaan yang harus dilakukan
-
Mengetahui penggunaan software yang dibutuhkan di kantor
-
Mengetahui prosedur dalam menyiapkan dan memproses komunikasi tertulis
-
Memahami konsep dari prosedur equipment oriented - mengirim dan menerima, e-mail, menggunakan kalender elektronik, voice mail, Local Area Network (LAN), online database, dan mengerti penggunaan multimedia
-
Mengetahui prosedur dan langkah kerja untuk bernegosiasi dengan pelanggan maupun pegawai, baik face to face di kantor, dalam rapat, menjawab telepon, membuat janji, dan membuat perencanaan konsumen
-
Menggunakan otomatisasi kantor - fotokopi scanner, facsimile
-
Menggunakan sumber data yang kredibel, database maupun internet guna mencari informasi
-
Memahami filing dan records control - prosedur-prosedur filing, aturan, sistem, peralatan, hambatan, penyimpanan
-
Memahami jasa layanan bank yang berhubungan dengan prosedur kantor
-
Mengetahui pentingnya job campaign dan cara mengumumkannya
-
Menyadari akan adanya peluang karir dan mobilitas pekerjaan dalam kantor
Sumber
https://www.academia.edu/36810675/PEMANFAATAN_TEKNOLOGI_INFORMASI_DALAM_MANAJEMEN_KANTOR
http://blog.ub.ac.id/deaangger/aplikom/pemanfaatan-teknologi-informasi-dalam-manajemen-kantor/
