Panduan Inventaris Perlengkapan Kantor Bagi Perusahaan
Inventaris perlengkapan kantor sangat signifikan bagi keberlangsungan perusahaan. Data ini bakal menjadi acuan mengenai ketersediaan barang dan pengadaan yang perlu ditambah atau dikurangi di masa depan. Inilah panduan melakukan inventaris perlengkapan kantor bagi perusahaan Anda!
Jenis Perlengkapan Kantor Perusahaan
Toa Heftiba/Unsplash
Secara umum, perlengkapan atau barang-barang kantor dapat dibedakan antara yang habis pakai dan tak habis pakai. Barang yang habis pakai artinya hanya bisa dipakai sekali atau beberapa kali. Barang tak habis pakai berarti barang tersebut relatif tahan lama dan dapat digunakan berulang kali dalam jangka waktu lama.
Perlengkapan kantor umumnya digolongkan dalam empat kategori: mesin kantor; perabot kantor; perbekalan kantor; dan hiasan kantor. Mesin kantor melingkupi beragam mesin untuk menyelesaikan pekerjaan kantor. Contohnya komputer, cash register, kalkulator, mesin fotokopi, peralatan TIK dan sebagainya.
Perabot kantor adalah barang-barang pendukung berjalannya fungsi kantor. Sebut saja perlengkapan seperti kursi, filing cabinet, meja, dan lemari. Perbekalan kantor adalah barang habis pakai misal kop surat, penghapus, lem, pensil dan pulpen.
Definisi Inventarisasi Perlengkapan Kantor
Bernd Klutsch/Unsplash
Inventarisasi barang meliputi setiap aktivitas dan usaha untuk memperoleh data mengenai perlengkapan kantor perusahaan. Tak terkecuali barang yang statusnya dimiliki, dikuasai, diurus perusahaan sebagai hasil pembuatan sendiri, pembelian, hadiah atau pemberian, maupun hibah dari pihak lain.
Menurut buku Seri Administrasi Perkantoran: Tata Usaha & Kearsipan, inventarisasi barang terdiri dari beberapa aktivitas yakni:
Kodifikasi dan pemberian nomor barang
Sebaiknya, perlengkapan kantor dikategorikan dalam beberapa kelompok, selanjutnya diberi nomor kode berdasarkan kelompok tersebut. Kodifikasi dapat memakai angka maupun abjad. Nantinya, kode tersebut akan dicantumkan pada barang yang bersangkutan dan ditulis dalam buku inventarisasi.
Pencatatan inventarisasi
Ada beberapa macam pencatatan inventarisasi dari yang sederhana hingga lebih kompleks sifatnya. Hal ini bergantung pada besar kecilnya instansi dan jumlah barang yang akan diinventarisasi. Prinsipnya, seluruh barang harus tercatat secara jelas, rinci, dan sesuai kenyataan.
Salah satu cara menginventarisasi dengan menggunakan buku induk barang inventaris, buku catatan barang non inventaris, buku golongan barang, dan buku laporan periodik. Buku catatan non inventaris dipakai untuk mencatat barang yang jenisnya habis pakai atau statusnya belum jelas.
Penerimaan dan Pengeluaran barang
Tak hanya mendata keadaan dan kuantitas perlengkapan kantor, pasti ada beberapa fasilitas yang dipinjamkan. Untuk itu, sebaiknya Anda juga menyiapkan laporan atau berita acara pemeriksaan dan serah terima barang. Pengeluaran barang pun perlu dilakukan lewat prosedur yang cermat dan tepat sehingga keamanan produk tersebut tetap terjaga.
Unit-unit kerja yang memerlukan suatu barang perlu diberi standar formulir tertentu agar pemberian perlengkapan kantor terselenggara secara efektif dan bersifat tepat guna serta sesuai kebutuhan. Jangan lupa menyesuaikan catatan pengeluaran dengan catatan stok gudang sehingga seluruh proses berjalan dengan sinkron.
Penyimpanan dan pergudangan
Bicara soal gudang, tempat ini hampir dimiliki seluruh kantor atau instansi sebagai bagian dari manajemen tata usaha. Sebaiknya, perlengkapan kantor di gudang dipisahkan sesuai jenis, sifat, dan bentuknya. Pasalnya, hal ini akan berpengaruh pada cara penanganan untuk menjaga produk tersebut tetap awet.
Contohnya saja, kertas dan buku perlu diberi kapur barus, perangkap tikus, dan pembasmi serangga. Suhu penyimpanan kertas dan buku juga perlu diatur supaya tak terlalu lembab. Contoh lainnya adalah menyimpan perabot atau perlengkapan dari kaca dalam kardus bersekat.
Setelah memahami pentingnya melakukan manajemen dan inventarisasi, Anda mungkin berpikir untuk menambah beberapa perlengkapan kantor. Smartcomputerindo dapat menjadi solusi untuk Anda.
Smartcomputerindo adalah penyedia perangkat IT dan perlengkapan kantor terpercaya yang menjadi partner dalam pengadaan barang bagi pemerintah. Klien utama kami terdiri dari beberapa Kementerian Republik Indonesia dan berbagai perusahaan swasta.
Cek produk menarik kami di laman smartcomputerindo.com sekarang ya!
Sumber
