Bagian yang melakukan fungsi pembelian kadang disebut bagian pembelian atau purchasing department atau sering juga disebut bagian pengadaan atau procurement department. Dua istilah ini sebetulnya memiliki pengertian yang berbeda, namun seringkali dalam praktiknya dianggap sama.

Procurement

Anna Tarazevich/Unsplash

Procurement merupakan salah satu bidang yang berperan dalam peningkatan proses bisnis yang di dalamnya terdapat proses pembelian dan pengontrolan stok barang. 

Procurement adalah suatu istilah yang mencakup seluruh kegiatan yang dilakukan owner atau pemilik usaha dalam mewujudkan pengadaan, baik barang, peralatan dan mesin-mesin maupun bangunan/konstruksi, termasuk perbaikan atau perawatan atas aset yang dimiliki.

Beberapa metode procurement menurut buku Supply Chain Management adalah:

1. Membeli dari manufaktur, penjual grosir atau pengecer dari katalog mereka dan adanya negosiasi.

2. Membeli melalui katalog yang terhubung dengan memeriksa katalog penjual atau membeli melalui mal-mal industri.

3. Membeli lewat katalog pembeli internal dimana perusahaan menyetujui katalog-katalog vendor termasuk kesepakatan harga.

4. Mengadakan penawaran tender dari sistem di mana pemasok bersaing dengan yang lainnya. Metode ini digunakan untuk pembelian dalam jumlah besar.

5. Membeli dari situs pelelangan di mana organisasi berpartisipasi sebagai salah satu pembeli.

6. Bergabung dengan suatu sistem pembeli yang dapat memeriksa permintaan partisipasi, menciptakan pesanan dalam jumlah besar, kemudian kelompok ini dapat menegosiasikan harga.

7. Berkolaborasi dengan pemasok untuk berbagi informasi tentang penjualan dan persediaan, sehingga dapat mengurangi persediaan, stock out dan mempertinggi ketepatan pengiriman.

Purchasing

Tim Gouw/Pexels

Purchasing adalah kegiatan pengadaan barang atau jasa untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. 

Tujuan utama dari purchasing department dan purchasing staff adalah menjaga kualitas dan nilai dari produk perusahaan, meminimalisasikan perputaran modal yang dipakai untuk penyediaan stok barang, menjaga aliran barang masuk dan barang keluar, dan memperkuat daya saing organisasi atau perusahaan.

Purchasing juga dapat dikatakan sebagai penerimaan dan pemrosesan permintaan resmi (proses pembelian barang), membuat penawaran dan mencari barang, evaluasi penawaran, pemeriksaan atas barang yang diterima (quality assurance & control) serta mengawasi penyimpanan dan pemakaian barang. 

Prinsip purchasing adalah the right price, the right quantity, the right time, the right place, the right quality, dan the right source. 

Perbedaan Purchasing vs Procurement

Skylar Kang/Pexels

Tampak dari penjelasan di atas bahwa purchasing fokus pada fungsi transaksi, sementara procurement lebih menekankan pada proses strategis. 

Procurement berkonsentrasi pada hal-hal yang lebih detail dalam pengadaan produk atau layanan, mencakup hal-hal seperti research, negosiasi, dan perencanaan. Alur procurement dimulai dari mengidentifikasi kebutuhan produk atau layanan termasuk syarat-syaratnya, menentukan langkah tentang supplier (apakah akan memakai pemasok lawas atau baru), membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok, mengukur penghematan biaya, meminimalisir resiko, dan fokus pada nilai serta ROI (Return on Investment).

Di sisi lain, pembelian atau purchasing fokus pada bagaimana produk dan layanan diperoleh dan dipesan, termasuk aktivitas seperti membuat pesanan, menaikkan jumlah pesanan pembelian, menerima produk, hingga mengatur pembayaran. Fokus utamanya terletak pada tercapainya tujuan jangka pendek yang mencakup kuantitas, biaya, dan waktu.

Proses pembelian merupakan sub-proses pengadaan yang berfokus pada fase transaksional terkait dengan pembelian produk dan jasa. Aktivitas yang terlibat dalam proses pembelian termasuk membuat pesanan pembelian dan memesan produk maupun layanan, atau menerima produk dan mengatur pembayaran. Fokus utama pembelian adalah mampu mencapai tujuan jangka pendek yang mencakup kuantitas, biaya, dan waktu.

Procurement terbagi dalam 3 bagian, purchasing, expediting, dan traffic. Setelah membeli barang, procurement dilanjutkan dengan expediting (mengawasi proses pembelian agar berjalan dengan lancar), dan berakhir di traffic yang merupakan proses terakhir untuk pengiriman dan memastikan agar barang sampai di tempat. Sementara, dalam purchasing, proses expediting dan traffic tak selalu dilakukan jika pengadaan barang dilakukan dalam skala kecil.

Smartcomputerindo adalah salah satu vendor peralatan kantor yang dapat Anda pilih. Kami menyediakan berbagai supply perangkat IT, hardware, maupun software dan perkakas lainnya yang dapat menunjang kebutuhan operasional kantor Anda.

Menjadi partner pengadaan barang dan jasa pemerintah, Smartcomputerindo telah dipercaya oleh puluhan Lembaga, Instansi, dan Kementerian Republik Indonesia. Kami juga menyediakan layanan instalasi gratis di lebih dari 10 kantor cabang yang tersebar di seluruh nusantara, ditambah keberadaan customer service yang siap melayani pertanyaan atau saran Anda.

Klik di sini sekarang untuk mengecek online catalog kami!

Sumber

https://books.google.co.id/books?id=SMdiDwAAQBAJ&pg=PA173&dq=perbedaan+procurement+purchasing&hl=id&sa=X&ved=2ahUKEwjjioD0nq7tAhVUOysKHaW0ACEQ6AEwAHoECAAQAg#v=onepage&q=%20procurement%20&f=false

https://www.codelessplatforms.com/blog/what-is-the-difference-between-procurement-and-purchasing/#:~:text=Procurement%20concentrates%20on%20the%20strategic,purchase%20orders%20and%20arranging%20payment.

https://www.paper.id/blog/bisnis/perbedaan-procurement-dan-purchasing/