Di era digital, kebutuhan data yang sangat banyak menuntut perusahaan bergerak cepat dalam beradaptasi. Salah satunya adalah mengadopsi software untuk mempermudah pekerjaan. Bagaimana cara menentukan kebutuhan software perusahaan sehingga bisa memilih software yang tepat? Simak tips dari perusahaan software dan solusi IT BIMLearningCentre dan Scoro berikut ini!

Tentukan Tujuan atau Isu

Sigmund/Unsplash

Kebutuhan membeli software tentu tak datang secara tiba-tiba. Awalnya, Anda mungkin merasakan beberapa masalah yang tak kunjung bisa diselesaikan. Software yang Anda beli atau Anda pilih itulah yang diharapkan dapat menjadi solusi dari isu yang sedang dihadapi.

Maka, langkah pertama dalam menentukan kebutuhan software adalah melakukan mapping terhadap berbagai isu yang dialami perusahaan. Contoh masalah yang umum ditemui adalah double data entry, spreadsheet yang tak kunjung selesai, business tools yang terlalu banyak atau kompleks, sumber informasi yang terlalu tersebar, atau tidak adanya overview secara real-time. Apapun jenis masalahnya, coba uraikan secara detail. Cari alasan yang membuat isu tersebut muncul ke permukaan untuk menentukan solusinya. 

Evaluasi Proses Kerja yang Sudah Berjalan

Medienstumer/Unsplash

Salah satu cara dalam menemukan solusi adalah mengevaluasi proses kerja yang sudah dijalankan, termasuk yang berkaitan dengan isu yang dihadapi. Tuliskan segala macam aktivitas dan rutinitas harian serta informasi yang digunakan dalam proses tersebut.

Apa aktivitas yang dilakukan setiap hari? Bagaimana Anda mengawasi prosesnya? Apa jenis data dan informasi yang dikumpulkan dan dikelola? Bagaimana cara mengelolanya? Siapa saja yang memiliki akses? Apa hambatan yang dihadapi dalam menjalankan rutinitas harian? Bagaimana Anda ingin mengeksekusi pekerjaan Anda?

Pada dasarnya, Anda mencoba sebanyak-banyaknya menemukan pertanyaan 5W+1H tentang apa yang telah Anda lakukan sehari-hari dalam pekerjaan Anda dan berbagai tim di perusahaan. Anda pun bisa mencoba metode seperti bertanya pada perwakilan setiap divisi (misalnya team leader) dan berdiskusi tentang problem yang sedang dihadapi, terutama yang berkaitan dengan pekerjaan mereka.

Temukan “Solusi” dan Kriteria Software Berdasarkan Isu + Workflow

STIL/Unsplash

Setelah menentukan tujuan dan menganalisis workflow, Anda kini selangkah lebih dekat dengan solusi yang diharapkan. Setidaknya, Anda kini mampu melihat gambaran besar tentang kebutuhan bisnis dan hal-hal yang bisa diperbaiki atau difasilitasi dengan software usaha baru yang akan dibeli.

Padukan setiap list aktivitas dengan masalah yang sedang dihadapi dalam perusahaan. Tuliskan mana sisi usaha yang dapat dikelola dengan software baru. Saat mencari software bisnis terbaik, pastikan Anda memilih produk yang mampu memfasilitasi kebutuhan setiap divisi.

Buat “Mini Proposal” atau Rencana Sederhana

Green Chameleon/Unsplash

Gambaran atas tujuan, masalah, workflow, dan “potensi” solusi yang tadi telah dianalisis akan membantu Anda dalam menyusun rencana sederhana atau mini proposal. Improvement apa yang bisa dilakukan dengan software baru? Apa saja limitasinya? 

Anda bisa bertanya dengan pihak profesional lainnya, mencari artikel referensi, dan menghadiri trade shows untuk memperoleh bagaimana perubahan market yang terjadi untuk mengantisipasi perubahan di masa depan.

Anda juga perlu mencantumkan siapa orang dalam perusahaan yang akan banyak terlibat dalam menelaah kebutuhan software perusahaan. Pasalnya, menentukan kebutuhan dan potensi solusi atas permasalahan perusahaan membutuhkan waktu yang tak sebentar.

Budget adalah hal kedua yang terpenting. Posisikan anggaran sebagai limitasi, dan proyeksikan dampak software pada bisnis secara keseluruhan. Siapkan rencana budget untuk software secara bulanan. Jangan lupakan biaya tambahan seperti onboarding fees, training costs, dan waktu yang dibutuhkan untuk menyesuaikan diri dengan perangkat lunak baru.

Apakah ada permintaan khusus terkait kriteria software yang dibutuhkan oleh perusahaan? Misalnya saja user interface, desain, integrasi dengan software lainnya, solusi on-premise, bahasa yang tersedia, pilihan customer support, atau importing data.

Klasifikasi Prioritas Software dan Pilihan Vendor

Markus Winkler/Unsplash

Tak semua software mampu memenuhi seluruh kebutuhan Anda. Setiap software mungkin hanya bisa dijalankan untuk tiga atau empat tujuan saja. Untuk itu, klasifikasikan setiap fitur pada kandidat software bisnis secara detail sebagai essential, conditional, atau nice to have .

Esensial artinya fitur yang perlu disertakan dalam produk yang diusulkan. Produk tidak bisa diterima atau dimasukkan dalam proposal kecuali fitur ini tersedia. Kondisional atau bersyarat, artinya fitur dalam software mungkin sifatnya tak terlalu penting, namun bisa menunjang produktivitas dan bisnis. Terakhir, nice to have artinya fitur yang tak esensial atau kondisional, namun cukup baik bila disediakan oleh perusahaan.

Selanjutnya, pilih software perusahaan dari beberapa vendor yang paling mendekati prioritas fitur yang Anda butuhkan. Pastikan Anda mengirimkan permintaan Anda secara detail dan membuat para vendor memahami permasalahan Anda secara utuh. Anda juga bisa mengusulkan demo untuk melihat bagaimana vendor memfasilitasi isu yang Anda hadapi. 

Evaluasi bagaimana software dari setiap vendor mengeksekusi pekerjaan Anda. Bagaimana support yang disediakan? Apakah tersedia layanan built-in, ataukah ada dukungan berupa petunjuk visual singkat seperti film dan dokumentasi? Adakah training yang disediakan? 

Bagaimana vendor menghandle software update, seberapa sering dan berapa biayanya? Apakah software telah dilengkapi lisensi? Seberapa besar resolusinya? Apakah software mudah digunakan dan bisa mendukung kebutuhan saat ini maupun masa depan?

Komunikasi dengan Team dan Ambil Keputusan

Lala Azili/Unsplash

Sangat penting untuk melibatkan tim dalam pengambilan keputusan, termasuk dalam implementasi software.

Software usaha yang sifatnya komprehensif akan sangat membutuhkan kritik dan saran dari penggunanya. Komunikasikan hal ini dengan tim. Tanyakan pendapat mereka tentang masalah yang dihadapi perusahaan dan manfaat dari penggunaan software yang diusulkan.

Setelah menemukan titik tengah, siapkan kemungkinan untuk menegosiasikan harga. Pastikan Anda membeli produk karena benar-benar mampu menyediakan solusi, bukan karena janji-janji yang terdengar menarik.

Anda bisa menjajal berbagai software original yang dapat mendukung produktivitas tim Anda di Smartcomputerindo. Saatnya beralih pada software legal dan resmi yang bebas dari ancaman malware dan hacker serta lagging!

Sumber

https://bimlearningcenter.com/how-to-choose-the-right-software/

https://www.scoro.com/blog/choosing-business-software/