Mengelola Komunikasi Bisnis yang Efektif dengan Karyawan selama COVID-19
Wabah COVID-19 membawa banyak perubahan di tempat kerja. Sebagian kantor menerapkan full WFH, kembali ke kantor atau separuh WFH dan WFO. Hal ini tentu perlu dibarengi dengan adaptasi strategi komunikasi yang efektif. Tujuannya untuk memastikan kesejahteraan sekaligus produktivitas karyawan. Bila Anda seorang pemimpin usaha yang sedang menghadapi isu ini, berikut adalah tips mengelola komunikasi bisnis yang efektif dengan karyawan selama COVID-19!
Menyiapkan Rencana Penanganan Krisis Sedetail Mungkin
Headway/Unsplash
Krisis bisa mendorong emosi turut serta dalam pengambilan keputusan. Hasilnya, pertimbangan yang diambil tak lagi objektif dan tak akurat. Untuk itu, perlu tersedia sebuah rencana tertulis yang jelas dan rinci tentang penanganan krisis dalam perusahaan. Tentunya mencakup aspek komunikasi internal dengan karyawan.
Sebagai pemimpin bisnis, Anda perlu mengembangkan, menerapkan, dan meningkatkan strategi dan rencana komunikasi krisis khusus. Tetapkan tanggung jawab terkait komunikasi bisnis secara internal dan eksternal. Jangan lupa latih karyawan yang ditunjuk untuk setiap jobdesk secara menyeluruh, dan siapkan backupnya.
Bila memungkinkan, buatlah tim khusus yang menangani respon COVID-19 dalam skala lokal, regional, hingga nasional. Ada beberapa karyawan berdedikasi yang memiliki upaya dan waktu ekstra untuk membalikkan keadaan. Pandu karyawan ini untuk menjadi “juru komunikasi bisnis” perusahaan dalam ranah internal dan eksternal.
Memberdayakan karyawan untuk bertanggung jawab pada saat krisis menciptakan sekutu komunikasi yang berharga dalam memperkuat pesan secara internal maupun impactnya ke masyarakat. Buat skenario terkait pandemi realistis yang menjadi dasar pelatihan komunikasi krisis. Rencana dan tim yang telah dibuat ini merupakan langkah antisipasi hal-hal tak diinginkan bagi perusahaan Anda di masa depan.
Menjaga Frekuensi, Kejujuran, dan Transparansi dalam Komunikasi
Kaleidico/Unsplash
Anda perlu menjaga pola dan komunikasi secara terorganisir dan rutin. Sesuaikan alat yang diperlukan untuk memaksimalkan komunikasi pra dan pasca pandemi, misalnya tools digital. Kembangkan, uji, dan terapkan saluran dan alat komunikasi baru yang lebih sesuai untuk memfasilitasi komunikasi bisnis yang bersifat dua arah dengan karyawan di seluruh organisasi.
Karyawan sering terpengaruh informasi negatif yang mempengaruhi kepercayaan mereka terhadap pekerjaan dan perusahaan. Jadilah sumber informasi yang reliabel untuk mengurangi misinformasi yang diterima. Buat dialog sesering mungkin tentang dampak apapun terhadap perusahaan, pekerjaan, dan keuntungan mereka.
Hal ini akan menciptakan dukungan yang sangat penting saat krisis terjadi. langkah-langkah yang mungkin tidak populer namun perlu diambil oleh kepemimpinan perusahaan untuk mengamankan masa depan bisnis. Melalui komunikasi secara terbuka, tepat waktu, dan jujur, karyawan akan merasa bersedia dan mampu untuk mewujudkan tujuan internal maupun eksternal perusahaan.
Memastikan Komunikasi Dua Arah
Felicia/Buitenwerf
Selain memberikan arahan berdasarkan rencana yang dibuat, sebagai pemimpin Anda tak boleh mengabaikan feedback atau pendapat dari karyawan. Selalu tampung segala pertanyaan, feedback, dan keluh kesah mereka.
Hal ini bisa difasilitasi melalui panggilan telpon atau saluran online misalnya platform media social internal atau e-mail. Karyawan harus bisa mempercayai kemampuan manajemen dalam mengatasi krisis, bahkan dalam ranah yang kurang nyaman untuk dibicarakan. Pastikan setiap opini, persepsi, dan ekspektasi dari stakeholder dan karyawan selalu dipertimbangkan dalam tiap keputusan. Aspek ini menunjukkan komunikasi bisnis terjadi dalam dua arah.
Menerapkan Komunikasi Berbasis Empati
Muhammad Faiz Zulkeflee/Unsplash
Krisis akibat COVID-19 menjadi masa sulit bagi semua orang. Layaknya memperlakukan konsumen, pahami kebutuhan karyawan Anda. Mereka memiliki prioritas yang berbeda dan cara berkomunikasi yang berbeda.
Strategi komunikasi bisnis yang tepat untuk menghadapi aspek ini adalah membagi karyawan Anda dalam grup tertentu. Apakah ada karyawan di sektor tertentu yang membutuhkan pengarahan dan dukungan lebih saat ini? Apakah sekelompok karyawan lebih berpotensi membaca informasi melalui website perusahaan atau e-mail?
Perhatikan resiko mereka saat menuju ke kantor, beberapa karyawan terpaksa mengandalkan transportasi publik meski pandemi terjadi. Beberapa karyawan memiliki peran ganda sebagai orangtua dan caretakers bagi anggota keluarga lain. Apa yang bisa Anda lakukan untuk memudahkan pekerjaan mereka?
Sumber:
https://alight.com/research-insights/employee-communication-coronavirus
https://www.beekeeper.io/blog/5-actionable-tips-for-communicating-with-employees-during-a-crisis/
https://hbr.org/2020/07/5-tips-for-communicating-with-employees-during-a-crisis
