Langkah Mengelola Remote Team Secara Efektif
Remote working tampaknya akan menjadi tren baru di Indonesia. Hal ini mengingat kebutuhan akan pekerjaan yang semakin besar, di sisi lain banyak perusahaan masih merasa tak aman untuk meminta karyawan datang ke kantor akibat pandemi. Tentu pola kerja ini membutuhkan adaptasi, inilah langkah mengelola remote team secara efektif!
Perlunya Membangun Company Culture
Nathan Dumlao/Unsplash
Adanya “budaya” perusahaan yang terstruktur dan disepakati bersama antara anggota tim akan meningkatkan produktivitas kerja. Isu ini termasuk salah satu isu urgent dan menyita perhatian utama para pemimpin bisnis.
Budaya perusahaan sering berada pada krisis saat karyawan merasa kurang “dilibatkan”, kurang memiliki kolaborasi, dan koneksi sosial, sementara video call atau aplikasi meeting tak mampu memfasilitasinya.
Inilah pentingnya menciptakan engagement maksimal bagi para karyawan yang melakukan remote working. Perusahaan perlu menciptakan kolaborasi baru yang dapat berkembang dan memfasilitasi “kelelahan” akibat video conference, salah satunya memprioritaskan phone call ketimbang pemakaian video.
Chance meeting atau meeting yang sifatnya spontan atau tak ada dalam jadwal rutin termasuk salah satu hal penting untuk memantau hal-hal di luar produktivitas proyek individual. Chance meeting dapat menggambarkan bagaimana proses kerja atau keberhasilan yang terjadi, sekaligus menciptakan inovasi baru.
Perusahaan perlu menciptakan keseimbangan dalam structured dan unstructured time untuk meningkatkan koneksi dengan karyawan. Hal-hal semacam ini akan membantu tercapainya keseimbangan work dan home balance yang menjadi aspek penting dalam remote working.
Membangun Tujuan Bersama
Airfocus/Unsplash
Salah satu langkah penting dalam membangun remote team yang sukses adalah menciptakan tujuan jangka pendek dan jangka panjang dari sudut pandang individu dan perusahaan.
Penting bagi setiap anggota remote team untuk memahami bahwa workforce masa kini akan berkutat pada pembelajaran tanpa henti dan peningkatan kemampuan diri ketimbang stabilitas dan “umur panjang.”
Meningkatkan Strategi Retensi
Sincerely Media/Unsplash
Fleksibilitas yang merupakan kata kunci penting dalam pola kerja remote working akhirnya membuat perusahaan perlu mengubah teknologi yang mereka gunakan.
Bisnis perlu menginvestasikan anggaran mereka pada teknologi yang tepat dan mampu mempertahankan koneksi antar-karyawan sekaligus benefit bagi pekerja baru seperti tunjangan dan peluang bekerja dari mana saja.
Melalui teknologi semacam ini, karyawan yang bekerja secara remote dan tersebar di beberapa lokasi berpotensi membangun hubungan yang lebih baik dengan konsumen di sekitar komunitas tempat tinggal mereka.
Manager dan leader perlu membiasakan untuk memberikan rewards, apresiasi, sekaligus kritik yang sifatnya konstruktif melalui tools dan teknologi.
Apresiasi dapat ditunjukkan melalui feedback positif. Hal ini dapat memotivasi karyawan dan membangun semangat dalam remote team. Anda dapat memberikan positive feedback secara rutin terhadap seluruh anggota tim, bahkan mengadakan selebrasi secara online.
Mengakui kerja keras dan hasil yang baik dari remote team merupakan hal yang sangat penting. Anda bisa mengirim email untuk mengapresiasi pekerjaan mereka sehingga remote team selalu merasa diapresiasi dan diperhatikan. Anda juga dapat memberikan kenaikan pangkat, rewards, atau gift cards selayaknya pada karyawan non-remote.
Sesekali, Anda juga perlu memberikan kritik tentang hal-hal yang dapat dibenahi sekaligus meningkatkan setiap performa anggota remote team. Anda perlu menyampaikannya secara spesifik, bila perlu disertai dengan contoh. Anda juga perlu membuka dialog terbuka yang sifatnya jujur dan bijaksana, serta mendengarkan dan tak memotong perkataan mereka.
Cloud communication platform akan memfasilitasi penghargaan terhadap setiap karyawan secara mudah dan cepat atas setiap pekerjaan yang dilakukan dengan baik. Aspek penting untuk berhasil mengelola karyawan jarak jauh adalah membuat semua tools yang diperlukan dapat diakses dengan mudah oleh setiap orang di tim.
Menjaga Performa Komunikasi lewat Empati & Kepercayaan
Mati Flo/Unsplash
Komunikasi adalah aspek lainnya yang tak kalah penting untuk menjaga flow remote working dalam sebuah remote team.Harus ada teknologi, layanan, dan praktik yang sifatnya korespondensi. Leader pun harus mengubah pendekatan mereka dan lebih aktif dalam memotivasi dan menginspirasi tim mereka.
Dua kata kunci yang sangat penting dan menjadi skill utama dalam menyongsong workforce 2021 adalah empati dan kepercayaan. Manajemen perlu bertindak dan memimpin dengan empati dan kepercayaan, mengingat remote team management sangat bergantung pada kolaborasi dan bekerja secara berdampingan. Untuk memperlancar remote working, setiap karyawan, terutama leaders perlu memiliki empati, kecerdasan emosional, dan kesopanan dasar sehingga tercipta hubungan jangka panjang yang positif.
Apalagi, saat bicara soal remote working, ide utamanya adalah mempertahankan konsistensi pekerjaan dengan adanya jam kerja yang lebih fleksibel. Inilah pentingnya komunikasi sebagai upaya aktif dalam mengatasi problem yang menanti di masa depan.
Para pemimpin pun perlu memiliki kepercayaan terhadap remote team yang dipimpinnya. Sediakan fleksibilitas karyawan untuk fokus pada kesehatan mereka, membangun kultur yang baik, sekaligus mempekerjakan karyawan secara efektif.
Harte of Upwork said it will be critical to teach managers how to lead with empathy as many managers care but don't know how to demonstrate it effectively—especially via a screen.
Ketimbang memperpanjang percakapan lewat aplikasi manajemen seperti Slack, Anda bisa memulai hari melalui video conference dan mempertahankan ritme meeting.
Dalam mengelola tim yang lebih kecil, Anda bisa memantau individual check-in para karyawan remote lewat Skype. Sangat penting untuk menentukan prioritas komunikasi, mengelola proyek sesuai jadwal yang ditentukan, sekaligus membuat ide terus mengalir.
Masukkan Employee Experience sebagai Prioritas Transformasi Digital
Charles Deluvio/Unsplash
Dalam mendukung remote working di masa selanjutnya, masukkan elemen employee experience dalam agenda transformasi digital tahun 2021 pada perusahaan Anda.
Siapkan teknologi yang mampu mengerjakan otomasi pekerjaan atau menyederhanakannya, sekaligus mendukung kolaborasi. Hal ini mencakup elemen data dan analytics, otomasi, layanan, cloud, dan layanan yang mampu mengubah peran administratif HR menjadi strategis.
Siapkan Strategi Remote Recruitment
Visuals/Unsplash
Online recruitment dan onboarding secara otomatis menjadi hal lain yang perlu dipertimbangkan dalam remote working. Para pemimpin perlu membuat keputusan kunci dalam talent strategy yang fokus pada pengurangan biaya sekaligus mengurangi resiko perusahaan.
Remote working memungkinkan perusahaan fokus pada penemuan talent dengan skill yang sesuai, terlepas dari lokasi mereka. Remote working pun mengurangi biaya keseluruhan melalui penempatan setiap karyawan di berbagai lokasi, dan mampu meningkatkan kepuasan karyawan dengan mengurangi limitasi tempat kerja.
Pertumbuhan satellite office atau kantor cabang akan lebih tinggi dan diprioritaskan ketimbang pembangunan headquarter utama.
Saat ini, dalam melakukan virtual interview yang sifatnya tak terlalu kaku dan formal karena keterbatasan face-to-face, HR pun menciptakan strategi baru. Banyak perusahaan memulai pertanyaan interview dengan “apa comfort food kesukaan Anda?” atau “apa pengalaman wisata terburuk yang pernah Anda alami?” untuk menciptakan koneksi alami dan ice breaking moment seperti dalam pertemuan offline.
Sumber
https://www.techrepublic.com/article/9-ways-to-manage-remote-teams-and-the-virtual-office-in-2021/
https://www.callcentrehelper.com/manage-team-multiple-locations-164974.htm
