IT adalah bagian yang kompleks dan sering disalahpahami dalam banyak bagian dalam perusahaan. Menurut IT Manager’s Handbook: di sinilah peran seorang IT Manager diperlukan.

Peran Penting IT Manager

Icons8/Unsplash

Manager TI berperan sebagai edukator dan fasilitator bagi karyawan dan executive di perusahaan. Karyawan dan executive mungkin telah memahami cara memakai beragam teknologi seperti Word, Excel, e-mail, dan website. Namun, mereka tak memahami isu-isu IT secara mendalam.

Mereka membayangkan IT sebagai sesuatu yang powerful namun mencakup banyak aspek. Reward kesuksesan IT dibayangkan sebagai sesuatu yang sangat indah, namun mereka juga punya bayangan bahwa kesalahan terkait IT akan memberikan dampak yang sangat mengerikan.

Melalui pengetahuan teknis, pengalaman, dan minat Anda dikombinasikan dengan pengaturan kerugian dan keuntungan perusahaan, Anda berpotensi menjadi partner berbisnis yang kuat bagi perusahaan Anda.

Menjadi Manager IT yang Baik

Berikut adalah beberapa tips yang dikutip dari IT Manager Handbook untuk menjadi manager IT yang lebih baik dalam membangun kerjasama dengan tim maupun mengelola aset teknologi yang ada.

Mengawali Pekerjaan dengan Strategi IT

Jeshoots.com/Unsplash

Membangun strategi IT penting dalam menunjang pekerjaan Anda. Pasalnya, banyak staff di bawah Anda mungkin tak punya pemahaman sepenuhnya tentang bagaimana departemen IT melayani seluruh unit usaha. Tanpa adanya strategi IT, Anda tak akan bisa mencapai tujuan jangka panjang dengan tanggung jawab jangka pendek yang Anda lakukan.

Dalam membangun strategi IT, sebesar apapun formal struktur departemen IT di suatu perusahaan, ada beberapa hal yang harus Anda pikirkan:

1. Siapa saja anggota tim Anda dan apa yang bisa mereka lakukan?

2. Mengapa atau bagaimana teknologi tersebut penting bagi perusahaan Anda?

3. Apa saja aset Anda?

4. Siapa saja pelanggan Anda?

5. Apa saja kebutuhan pelanggan Anda?

6. Bagaimana rencana Anda dalam memenuhi kebutuhan tersebut?

Kenali Anggota Tim Anda

Mimi Thian/Unsplash

Kebanyakan akan langsung berpikir, hal ini bisa tuntas dengan mencatat orang-orang yang terdaftar di bawah departemen Anda. Namun, sebetulnya staff Anda bisa jadi memiliki tanggung jawab paruh waktu di departemen lainnya. Di sisi lain, bisa saja ada orang dari departemen lain yang bisa jadi berguna bagi departemen Anda.

Misalnya, seseorang yang menelpon Anda saat mengalami problem pada sistem. Mereka mungkin memiliki pengetahuan dan kedekatan dengan aplikasi bisnis, bahkan punya posisi yang lebih baik dari tim Anda dalam melakukan testing, dampak dari perubahan yang diambil, dan bagaimana aplikasi digunakan. 

Anda perlu memahami setiap background dan skill set dari setiap anggota tim. Misalnya ada seseorang yang bekerja di posisi cable installer, di sisi lain ia juga punya .NET skill yang bisa dikolaborasikan dengan Tim Pengembang Aplikasi.

Memahami Bagaimana Peran Teknologi dalam Perusahaan

Airfocus/Unsplash

Banyak sekali teknologi yang dapat digunakan oleh suatu perusahaan. Misalnya, law firm yang awalnya hanya menggunakan word processing untuk mendata client bilings. Seiring perkembangannya, ternyata teknologi tersebut bisa juga dipakai untuk men-scan dan mengarsipkan dokumen setiap kasus secara digital. Sehingga, dokumen yang terkait kasus tertentu bisa diindeks, dimanfaatkan untuk referensi silang dan diakses sewaktu-waktu. Kini, law firms pun sangat terlibat dalam e-discovery, digital forensics, dan lawsuits yang terkait dengan teknologi.

Dalam industri retail, teknologi bisa dipakai untuk melihat data perusahaan di masa lampau, misalnya billing & purchasing. Namun, fungsi utamanya adalah membantu store manager memahami produk yang paling laku dan produk mana yang harus dibuang dari inventory. Customer list dan purchasing history pun bisa dipakai dalam meningkatkan campaign yang lebih personal dan meningkatkan hasil penjualan.

Intinya, manager perlu pandai-pandai melihat celah pemanfaatan teknologi sesuai bidang usaha yang digeluti.

Memahami Customer dan Kebutuhan Mereka

Freepik

Kebutuhan customer kebanyakan memang menjadi PR bagi departemen Sales & Marketing. Namun, perlu diingat bahwa Anda akan banyak bekerja sama dan bersinggungan dengan departemen-departemen ini. 

Selaku manager IT,  Anda dapat membantu tim sales dan marketing dalam memahami kebutuhan pelanggan. Apakah mereka membutuhkan layanan atau produk? Seperti apa data dan informasi yang dibutuhkan? Apakah perusahaan perlu mengurangi biaya? Apakah mobile service mampu memfasilitasi hal tersebut? Bagaimana cara meningkatkan efisiensi dan produktivitas?

Bersama dengan departemen lain, Anda juga bisa mengadakan meeting dengan perwakilan dari setiap tim untuk berdiskusi tentang cara perusahaan memperhatikan pelanggan dan memenuhi kebutuhan mereka.

Koordinasi dengan Tim Lainnya dalam Perusahaan

Freepik

Banyak yang menganggap tugas departemen IT hanyalah membantu melakukan reset password. Inilah pentingnya mengatur meeting dengan departemen lain untuk menjelaskan apa saja yang dikerjakan Anda dan tim IT, pencapaian apa yang telah didapatkan, dan rencana Anda ke depannya.  Hal ini bisa membuka diskusi tentang ide-ide seputar peluang pemanfaatan teknologi yang mungkin dimunculkan oleh departemen lain. 

Menjaga Fokus Internal Tim IT

Krakenimages/Unsplash

Tugas utama Anda sebagai IT manager tentu saja adalah membangun solidaritas dan kolaborasi yang baik dalam tim IT. Anda perlu menyiapkan prioritas yang jelas, menjelaskan misi dari departemen dan perusahaan, serta berkomunikasi dengan tim.

Menetapkan prioritas adalah salah satu fungsi manager IT. Contohnya adalah mengalokasikan staff dan pendanaan dalam berbagai proyek, menyediakan sumber daya teknologi seperti hardware, hingga menyiapkan deadline. Manager IT berperan dalam menentukan proyek mana yang sebaiknya dikerjakan lebih dulu, kapan proyek tersebut dimulai dan harus diselesaikan, dan sumber daya apa yang dikerahkan dalam proyek tersebut. 

Pikirkan juga komunikasi yang terbaik dengan karyawan. Hal ini biasanya sangat bergantung dengan jangkauan proyek yang sedang dikerjakan. Misalnya proyek implementasi ERP atau Enterprise Resource Planning tentu membutuhkan komunikasi yang berbeda dengan tugas mengupgrade database server perusahaan.

Dalam berkomunikasi dengan tim, sebagai manager IT, Anda perlu menjelaskan objective idan goal dalam istilah yang sifatnya teknis, praktis, dan realistis. Misalnya “penerapan sistem pembayaran yang baru harus mampu mengeliminasi proses manual dan dokumen hardcopy. Maka, harus bisa mengurangi waktu turnaround hingga 24 jam, memastikan bahwa tak ada pembayaran tanpa izin yang dilakukan.”

Dalam menjelaskan cara-cara mencapai tujuan, tak perlu terlalu detail, tapi harus ada road map yang terdiri dari pemikiran, visi, dan ide. Misalnya, milestone yang dihadapi dan timeline untuk mengantisipasi milestone tersebut. 

Bangun komunikasi dengan pertanyaan dan masukan dari staff. Buat mereka merasa terlibat dalam pengambilan keputusan. Tanyakan bagaimana sebaiknya tim Anda memulai pengerjaan proyek? Bahaya dan resiko apa yang kira-kira dihadapi? Apa saja milestone yang ada? Bagaimana sumber daya dapat dimanfaatkan? Siapa orang-orang lain di perusahaan yang berpotensi membantu proyek ini?

Sumber

https://books.google.co.id/books?id=5cPOEgYhyLAC&pg=PR23&dq=it+manager&hl=id&sa=X&ved=2ahUKEwiIiceF8snsAhXHfH0KHR9lAuIQ6AEwAHoECAIQAg#v=onepage&q=it%20manager&f=false